Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

CL Digital Systems
Inhaber: Chris Löwe
Raoul-Wallenberg-Straße 13
12679 Berlin
Deutschland
E-Mail: kontakt@clds.dev

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Placefox verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Placefox Signage ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur Verwaltung, Planung und Ausspielung digitaler Inhalte auf Bildschirmen.

3. Hosting und IT-Sicherheit

Unsere Systeme werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik ein.

• verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/SSL
• Passwort-Hashing
• Zugriffsbeschränkungen und Rollenverwaltung
• Firewall- und Sicherheitsmechanismen
• regelmäßige Sicherheitsupdates
• Datensicherungen (Backups)

Für den technischen Betrieb von Placefox nutzen wir Dienstleistungen der webhostone GmbH, Rheinvogtstraße 17, 79713 Bad Säckingen, Deutschland. Mit webhostone wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung erfolgt nach den uns vorliegenden Vertragsunterlagen innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website oder der Nutzung von Placefox werden automatisch technische Informationen verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und User-Agent.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Systeme.

5. Registrierung und Benutzerkonten

Für die Nutzung von Placefox wird ein Benutzerkonto angelegt. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Benutzerrolle, Kundenkonto, Kontostatus, letzter Login und bestätigte Rechtsdokumente verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Systemsicherheit.

6. Kundenkonto und Vertragsabwicklung

Zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen verarbeiten wir vertragsbezogene Daten wie Firmenname, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchter Tarif, Anzahl lizenzierter Geräte, Speicher- und Funktionsumfang sowie Vertrags- und Freigabestatus.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Bestellungen, Tarife und Rechnungen

Bei kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir Daten, die für Bestellung, Abrechnung und Verwaltung erforderlich sind. Hierzu gehören Bestellungen, Tarifwechsel, Abrechnungszeiträume, Rechnungen, Zahlungsstatus und steuerrelevante Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. E-Mail-Kommunikation

Im Rahmen der Nutzung von Placefox versenden wir E-Mails, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist. Dazu gehören Registrierungsbestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Systembenachrichtigungen und wichtige Informationen zum Kundenkonto.

9. Geräte, Pairing und TV-Player

Zur Bereitstellung des Digital-Signage-Dienstes werden technische Informationen der verbundenen Geräte verarbeitet. Dazu gehören Hardware-ID, Gerätename, Geräte-Token, Pairing-Code, IP-Adresse, User-Agent, letzte Verbindung, Gerätestatus, Ping-Zeiten, zugewiesene Timeline sowie Remote-Befehle wie Reload, Reset, Debug-Modus oder Timeline-Wechsel.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um Geräte zu koppeln, Inhalte auszuliefern, Fehler zu diagnostizieren und den Betrieb sicherzustellen.

10. Medien, Timelines und Inhalte

Innerhalb von Placefox können Bilder, Videos, PDFs, Texte, Webseiten, HTML-Inhalte, URLs, RSS-Inhalte und weitere Medien verwaltet werden. Dabei speichern wir unter anderem Dateiname, Dateigröße, Dateityp, Dateipfad, Uploader, Erstellungsdatum, technische Mediendaten und Zuordnungen zu Timelines oder Geräten.

Je nach hochgeladenem Inhalt können Medien personenbezogene Daten enthalten. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Inhalte liegt beim jeweiligen Kunden.

11. Aktivitätsprotokolle

Zur Systemsicherheit und Nachvollziehbarkeit werden sicherheitsrelevante Aktionen protokolliert. Hierzu können Benutzer-ID, Kunden-ID, Hardware-ID, Aktion, Zeitpunkt, IP-Adresse und technische Zusatzinformationen gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Cookies und Sessions

Placefox verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und Session-Daten. Diese dienen der Anmeldung, Authentifizierung, Sitzungsverwaltung und Systemsicherheit. Eine Nutzung der Plattform ohne diese technisch notwendigen Cookies ist nicht möglich.

13. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertragsverhältnis zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Auftragsverarbeitung

Soweit Kunden personenbezogene Daten über Placefox verwalten, speichern oder anzeigen, erfolgt dies grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden. In diesen Fällen handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

15. Empfänger personenbezogener Daten und Unterauftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Hosting-, IT- und E-Mail-Dienstleister gehören, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung tätig werden.

Für Hosting, Serverbetrieb, Datenbanken, Dateispeicher, Backups und technische E-Mail-Infrastruktur setzen wir die webhostone GmbH ein. webhostone nutzt nach der uns vorliegenden Subunternehmerliste Rechenzentrums- und Infrastrukturpartner in Deutschland. Die jeweils aktuelle Übersicht ist in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter einsehbar.

16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Benutzerkonten: bis zur Löschung oder Beendigung des Nutzerzugangs.
• Kundenkonten: bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Server-Logfiles: in der Regel bis zu 30 Tage.
• Audit-Protokolle: in der Regel bis zu 12 Monate.
• Passwort-Reset-Tokens: bis zum Ablauf der Gültigkeit oder Nutzung.
• Geräteinformationen: solange das Gerät registriert ist.
• Medien und Timelines: bis zur Löschung durch den Kunden oder Administrator.
• Backups: im Rahmen der regulären Datensicherung.

17. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für unser Unternehmen ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.

Stand: Juni 2026